Het geheim van een warm welkom
Nieuw jaar, nieuwe collega. Januari is de maand bij uitstek om na te denken over onboarding, iets waar Belgische ondernemers nog vaak mee worstelen. Maar hoe geef je een nieuwe medewerker echt een goede start? Zeven concrete tips.
Laat ons 2025 inzetten met het intrappen van een open deur: onboarding, het verwelkomen en begeleiden van nieuwe werknemers, is belangrijk. Wie snel integreert in een bedrijf, is meer gemotiveerd en presteert beter dan iemand die lang het gevoel heeft aan de zijlijn te staan. Dat beseffen is één zaak, het ook in de praktijk brengen nog iets anders. In realiteit ontbreekt bij veel Belgische bedrijven een degelijk onboardingproces, zo bleek enkele jaren geleden nog uit onderzoek van Vlerick Business School. Amper zes op tien Belgische bedrijven slaagt erin om nieuwe medewerkers bij hun start voldoende te ondersteunen en informeren.
Inwerken vs onboarden
Bij zo’n start komt meer kijken dan je op het eerste zicht zou denken. Te vaak verwarren we ‘onboarden’ met ‘inwerken’. Het aanleren van taken en procedures maakt deel uit van onboarden, maar een nieuwe werknemer opnemen in het bedrijf, vraagt meer dan enkel dat praktische luik. Onboarden gaat breder: het omvat ook de integratie van een medewerker in de organisatiecultuur, kennismaken met de waarden en ongeschreven sociale regels en het vinden van een eigen plek in het bedrijf. Inwerken duurt hoogstens enkele weken, onboarden is een proces van maanden.
Dat Belgische ondernemers worstelen met die opdracht, heeft niets te maken met een gebrek aan inzet of goede bedoelingen. Onboarden is tijdrovend en niet gestandaardiseerd. Zeker in kmo’s waar de rollen niet altijd sterk afgelijnd zijn, kan je onboarding niet vatten in een strakke handleiding. De sleutel? Het nodige doen opdat je nieuwe werknemer zich na die eerste maanden bevestigd voelt in zijn of haar keuze voor jouw bedrijf. Deze zeven beproefde tips helpen je op weg.
1. Introduceer je nieuwe collega.
Zorg dat het team op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega. Dat kan heel eenvoudig: vraag je nieuwe medewerker bijvoorbeeld om zichzelf kort even voor te stellen met een foto en enkele zinnen in een mailtje, waarna je de mail met een kleine introductie doorstuurt naar het team.
2. Start op vrijdag
Maandagen zijn productief, maar ook chaotisch en druk. Vraag je nieuwe medewerker om te starten op een vrijdag. Zo is iedereen wat meer ontspannen, waardoor er meer ruimte is om kennis te maken. En de nieuwe collega? Die kan zich na het weekend met een zekere vertrouwdheid in de maandagchaos storten.
3. Stel een buddy aan
Heb je iemand gevraagd om de nieuwe collega in te werken en vertrouwd te maken met zijn of haar nieuwe takenpakket? Stel daarnaast ook een buddy aan: iemand die jouw nieuwe medewerker wegwijs maakt in het bedrijf en mee op sleeptouw neemt. Hoe werkt de koffiemachine? Wanneer gaan jullie samen lunchen? Via welk platform communiceren collega’s? Wie zit er in het feestcomité?
4. Laat ruimte tussen de uren
Een goede band smeed je niet tijdens de werkuren, maar eerder in de tijd ertussen. Een fijne babbel aan de koffiemachine, een leuke tijd tijdens een teambuilding, een gezellige nieuwjaarsdrink: dat zijn de momenten waarop collega’s elkaar beter leren kennen. Start er binnenkort een nieuwe medewerker? Maak de eerste maanden ruimte voor die informele momenten, zo kan de medewerker niet enkel aansluiten in het kantoor, maar ook in de groep.
5. Maak het concreet
Elk bedrijf heeft zijn eigen cultuur en waarden. Misschien zetten jullie sterk in op klantvriendelijkheid, respect of net open communicatie. Deel die waarden niet enkel mee, maak ze ook concreet voor jouw nieuwe medewerker. Geef mee dat hij of zij altijd mag binnenlopen in jouw kantoor (open communicatie), jullie mails van klanten binnen de twee dagen beantwoorden (klantvriendelijkheid) of hoe het zit met jullie beleid rond sociale media (respect). Als dat relevant is voor jouw bedrijf: voorzie een lexicon met veelgebruikte afkortingen en jargon. Kennis van taalgebruik, ongeschreven regels of kleine gewoontes speelt een sleutelrol in een gevoel van inclusie.
6. Definieer succes
Uitleggen wat iemand zijn rol is in het bedrijf en welke taken daarbij horen is één zaak, voor een nieuwe medewerker is het ook belangrijk om te weten hoe hij of zij succesvol kan zijn in die rol. Hoe kan jouw collega het verschil maken in jouw bedrijf?
7. Volg op
Check de eerste maanden regelmatig in bij jouw nieuwe medewerker. Lukt het? Zijn er vragen? Waar worstelt hij of zij mee? Zo toon je niet alleen betrokkenheid, het laat je ook toe om tijdig te helpen of bij te sturen. Durf ook expliciet vragen naar de onboarding. Heeft hij of zij iets gemist die eerste dagen of weken? Maak op basis van die feedback een checklist, die je kan gebruiken als leidraad bij de opstart van een volgende collega.
Naast bovengenoemde tips, zijn er nog tal van manieren om een nieuwe collega een warm welkom te geven. Vaak zit dat in kleine dingen. Denk zelf even terug aan jouw eerste weken op een nieuwe job. Wie of wat gaf je het gevoel dat je op de goede plek zat? Welke kleine gebaren maakten voor jou een groot verschil? Wat heb je zelf meegenomen in jouw bedrijf?