Welke pet heb jij op?

Waarom niet alleen familiebedrijven worstelen met rolverwarring

Een middelgrote familiale kmo in Vlaanderen. De vader is CEO, zijn zoon is financieel verantwoordelijke. Op vrijdagochtend hebben ze samen een afspraak met een belangrijke klant. De zoon komt te laat. Wanneer zijn vader hem daarop aanspreekt, wuift hij de opmerking lachend weg. ‘Sorry pa, ik ben gisteren uitgegaan met vrienden, het is laat geworden.’

De zoon reageert niet vanuit zijn rol als financieel verantwoordelijke – wat de professionele context vraagt – maar als zoon van zijn vader. Gevolg: verwarring, ook bij het personeel. Want wie is hier nu eigenlijk de baas? Het is een klassiek voorbeeld van rolwarring, een term die we meestal in één adem noemen met familiebedrijven. Maar, en dat wordt weleens vergeten, ook andere bedrijven worstelen met rolverwarring.

Vrienden sparen

Een ander voorbeeld. Twee vrienden brainstormen al jaren over een businessidee. Ze hakken de knoop door en richten een bedrijf op. De ene wordt CEO, de andere zal sales voor zijn rekening nemen. Het bedrijf groeit en ze nemen hun eerste werknemers aan. De CEO wil werken aan een meer professionele uitstraling, maar durft zijn vriend niet aanspreken op zijn informele omgang met klanten.

De CEO wil zijn vriend sparen, maar gaat daardoor een gesprek uit de weg dat in het belang staat van hun bedrijf. Omdat de zakenpartners zich niet vrij voelen om zaken uit te spreken tegen elkaar, gaan er ergernissen broeien.

‘We zitten hier nu toch’

Rolverwarring kan ook optreden als er beslissingen moeten worden genomen. In veel kmo’s vervullen eigenaars verschillende rollen. Er is geen strikte scheiding tussen aandeelhouderschap en operationele verantwoordelijkheden. Gevolg: op de vergadering waar het gaat over een kapitaalsverhoging, bespreken de aanwezigen ook hoe het geld zal worden ingezet en, waarom niet, ook nog eens de planning van het kerstfeestje van volgende week. Want ‘we zitten hier nu toch’.

Het voelt efficiënt, maar het tegendeel is waar. Aan elke rol zijn bepaalde bevoegdheden en verwachtingen verbonden. Die kunnen al eens botsen. Wanneer je discussies op een hoop gooit, wordt het onduidelijk wie nu precies welk petje draagt. Beslissingen worden niet zuiver genomen. Komt dit argument van de eigenaar die een duurzame toekomst voor het bedrijf wenst? Of spreekt de operationeel manager, die een zo hoog mogelijk budget wenst voor zijn persoonlijke project?

Geen snoeisel in de living

Komen jullie binnen het bedrijf niet op een professionele manier tot besluiten? Heb je bij bepaalde medewerkers of partners het gevoel dat je op eieren moet lopen? Of maak je in discussies regelmatig de bedenking: waar hebben we het nu eigenlijk over? Dan is de kans groot dat ook jouw bedrijf worstelt met rolverwarring. Hoe ga je daarmee om?

In het artikel ‘Making Better Decisions in Your Family Business’ van Harvard Business Review maken de schrijvers hun punt aan de hand van een treffende metafoor. Een familiebedrijf, zo argumenteren ze, is een huis met vier kamers: de kamer van de eigenaars, de kamer van de bestuursleden, de kamer van het management en de kamer van de familie. In een goed draaiend bedrijf worden de juiste beslissingen genomen in de juiste kamers. En, belangrijker nog: de familieleden gedragen zich anders al naargelang de kamer waarin ze zich bevinden.

Wat opgaat voor familiebedrijven, geldt eigenlijk voor alle kmo’s: hou discussies over wat er in de soep moet voor de keuken, en kom in de living niet aanzetten met zaken die thuishoren in de tuin. Anders gezegd: maak een onderscheid tussen strategisch-financiële, operationele en persoonlijke discussies en voer ze op de juiste plaats en het juiste moment.

Ieder zijn pet

Ook belangrijk: in een goed draaiend team worden zaken uitgesproken. Maak daarom werk van een groepsdynamiek waar mensen zich vrij voelen om grenzen aan te geven. Door grieven in te slikken en mensen te sparen, help je het bedrijf niet vooruit. Daarbij heeft het wegstoppen van irritaties evenveel nut als het onder water duwen van een bal: vroeg of laat komt het naar boven, vaker wel dan niet op het verkeerde moment.

Last but not least: maak duidelijke afspraken rond beslissingsbevoegdheden en maak duidelijk vanuit welke rol je spreekt. De vader die zijn zoon terechtwijst, kan zeggen: ‘als CEO vind ik het niet oké dat je hier te laat aankomt.’ Dat hoeft zelfs niet beladen of serieus te zijn. Waarom zou je bijvoorbeeld geen petjes laten drukken: CEO, eigenaar, dochter, bestuurder, manager, vriend, … Geen betere manier dan humor om netelige situaties te ontmijnen. En niemand die je nog kan beschuldigen van onduidelijkheid.