Professionaliseren

Het jargon rond ondernemerschap staat bol van de containerbegrippen. Met stip op één: ‘professionaliseren’. Het is iets positief en we moeten het vroeg of laat allemaal doen, maar wat bedoelen we nu precies wanneer we de term opgooien in een gesprek?

Professionaliseren, zo heb ik gemerkt, associëren we vaak met bestuurssystemen en structuren van grote, gevestigde bedrijven. Professioneel betekent in dat opzicht dus vooral ‘doen zoals de bedrijven uit de boekjes het doen’. Maar die benadering doet de term tekort. Meer zelfs: ze doet jouw bedrijf tekort. 

Special sauce

Jonge familiebedrijven of kmo’s die door de eigenaar geleid worden, hebben vaak korte communicatielijnen en een informeel beslissingsproces. Hun samenwerkingen zijn veelal gestoeld op vertrouwen. Meer dan contracten of geschreven afspraken, vormen gedrevenheid en visie het belangrijkste bindingsmiddel. We associëren die informele werking niet met professionaliteit, maar ze bevat elementen van onschatbare waarde. 

Het is precies die sfeer en gedrevenheid die ondernemingen uniek maken in de markt. Of zoals de managing director van Boston Consulting Group het treffend samenvat: de ‘special sauce’. Alleen: bedrijven evolueren. Misschien komt er kans om te internationaliseren, misschien neemt de complexiteit van de werking toe of groeit de nood aan talent: vroeg of laat komt de nood om te structureren, externen te betrekken en de communicatie te formaliseren. 

Anders gezegd: wie zichzelf serieus neemt, zal vroeg of laat professionaliseren. Maar wanneer je methodes en structuren gaat invoeren ‘omdat grote bedrijven het zo doen’, dan riskeer je de special sauce te verliezen die jouw bedrijf bijzonder maakt. 

Balans

Professionaliseren is het bedrijf op een meer formele manier managen, een HR-beleid uittekenen en voorspelbaarheid brengen in de manier waarop jullie werken. Maar, en dat is belangrijk, het dient allemaal een duidelijk doel: jouw bedrijf naar de volgende fase loodsen. Dat doe je niet door eenheidsworst te creëren, maar door net de werking en visie te behouden die jouw bedrijf uniek maken.

Matuur worden gaat, met name voor familiebedrijven, over het vinden van balans. Jullie willen enerzijds jullie waarden, eigenzinnige werking en uitgesproken visie bewaren en bewaken, maar anderzijds ook structuren installeren die ervoor moeten zorgen dat bepaalde processen soepeler verlopen. 

Stap voor stap

Hoe waak je over die balans? Hoe schaal je een niveau hoger, zonder onderweg te verliezen wat jullie bijzonder maakt? Start met kijken naar wat er is. Wat draagt iedereen bij? Probeer die talenten en verantwoordelijkheden te vervatten in rollen. Wie speelt welke rol(len)? En in welke van die rollen zijn ze onmisbaar of maken ze verschil?

Neem een familiebedrijf waar de oprichter al jaren persoonlijk de contacten met de klanten onderhoudt. Die sterkte vertrouwensband is dé grote sterkte van het bedrijf.  

Op basis van die vaststellingen kan je vervolgens formaliseren, delegeren en multipliceren. De bedrijfsleider in ons voorbeeld zou zich kunnen concentreren op de dagelijkse werking en het groeiende klantenbestand overlaten aan een nieuw salesteam. Maar zo creëer je een grote breuk met het verleden. Beter is om de karakteristieke eigenschappen als uitgangspunt te nemen voor de rolverdeling. In dit geval: de oprichter wordt verantwoordelijk voor de lopende klantenrelaties. Voor nieuwe klanten worden nieuwe salespersonen aangeworven, die de oprichter zal begeleiden als mentor. Zo kan het bedrijf groeien, zonder in te boeten aan eigenheid.

De derde stap is het opentrekken van het management. Ontdubbel de verantwoordelijkheden, betrek externen en zorg voor voldoende ruimte zodat iedereen zijn verantwoordelijkheid kan opnemen. In ons voorbeeld kan het familiebedrijf een externe ceo aan boord halen, die de dagelijkse leiding voor zijn of haar rekening neemt. Zo heeft de oprichter ruimte om zich toe te leggen op de klantenrelaties. 

Belangrijk: een professioneel management staat niet gelijk aan starre bureaucratie. Zijn sparren en snel beslissen jullie sterktes? Hou vast aan die flexibiliteit. Verbreed ook jullie informele communicatie. Werden belangrijke beslissingen tot nu genomen op een wekelijkse lunch of ontstaan de meest creatieve ideeën aan de koffiemachine? Bewaar die dynamiek, betrek nieuwe medewerkers. Wis de informaliteit en flexibiliteit niet uit, maar speel ze uit als troeven. 

Dynamiek van de envelop

‘Professioneel’ betekent niet de dingen doen zoals andere, grote bedrijven. Het is gezond boerenverstand: wat maakt ons wie we zijn? Hoe doen we het vandaag? Hoe kunnen we dat optimaliseren? Dat wil niet zeggen dat alles overboord moet. Het gaat om het vinden van de juiste balans: behoud wat goed is, verbeter wat efficiënter kan.

Weinig bedrijven starten met strakke structuren, duidelijke rollen en een voorspelbare werking. Ondernemingen beginnen veel vaker aan de keukentafel, onder vrienden of familie, de afspraken of het businessplan op de achterkant van een gebruikte envelop. Wanneer de trein begint te rijden en een meer gestructureerde werking zich opdringt, is het kunst om het unieke dat jullie vast hadden aan die keukentafel, niet te verliezen.