Hoeveel aapjes heb jij op jouw rug?

Met ‘Who’s got the monkey?’ vroegen specialisten timemanagement zich een halve eeuw geleden al af of oversten niet te veel taken van teamleden op hun rug nemen. De vraag is relevanter dan ooit, maar hoe raak je verlost van die aapjes op jouw rug?

Stel: je bent op weg van de ene vergadering naar de andere, je bent gehaast. Op weg naar de meeting, spreekt een medewerker je aan met de woorden: ‘we hebben een probleem, vrees ik. Er is een klacht van een klant.’ Je stopt en luistert, maar vindt het moeilijk om meteen een pasklaar antwoord te bieden. ‘Weet je wat’, zeg je. ‘Ik denk er even over na en laat je nog iets weten.’ In de loop van de dag komen er almaar meer van die ‘problemen’ in jouw bakje terecht.

Herkenbaar? Je bent niet alleen. ‘Waarom is het dat managers steeds tijd tekort komen, terwijl hun medewerkers taken tekort komen?’ vroegen timemanagementspecialisten William Oncken jr. en Donald L. Wass zich in 1974 al af in de Harvard Business Review. Hun artikel over het onderwerp ‘Who’s got the monkey’ – een knipoog naar het Amerikaanse gezegde ‘To Have a Monkey on your back’, oftewel een vervelende last op de schouders – is een van de best gelezen stukken in de geschiedenis van het tijdschrift. Oncken en Wass durfden de vinger leggen op een pijnlijke wonde: bedrijfsleiders, zo stellen ze, dragen al te vaak de aapjes van hun werknemers op hun rug.

Niet jouw probleem

Hoe herken je nu precies een ‘aapje’ van iemand anders? ‘Je kan het best omschrijven als een actie of probleem dat aandacht moet krijgen of moet worden vrijgelaten zodat het uit ons leven verdwijnt’, schrijft businesscoach John Davidson. ‘Als leider kom je die elke dag tegen, maar als je niet oplet, nemen ze de hele werkdag over.’

In de praktijk kan het vanalles zijn: een medewerker die even zijn hoofd binnensteekt in jouw bureau om jouw fiat te vragen voor een project, een ‘snel vraagje’ via Slack of iemand die je aanspreekt aan de koffie-automaat over een klacht van een klant. Door aan te geven dat je het gaat bekijken, wordt jij verantwoordelijk voor de volgende stap. Het aapje, dat eigenlijk niet van jou is, springt zo op jouw rug. En zo gebeurt het dat je, na een lange dag hard werken, moet besluiten dat je eigenlijk helemaal niet hebt gedaan wat je vooropgesteld had om te doen. Als eigenaar is het jouw taak om de job van medewerkers te faciliteren, om hindernissen weg te nemen. Maar dat betekent niet dat je hun probleem moet overnemen. Zoals Oncken en Wass treffend stellen: ‘iemand die niet langer een probleem heeft, kun je niet helpen.’

Toegankelijk vs. beschikbaar

Hoe hou je de apen op jouw rug beperkt? Alles begint met de aapjes überhaupt herkennen, geen evidentie voor mensen die van nature graag initiatief nemen. Timemanagement start altijd met zelfinzicht. Hoe zag jouw afgelopen werkweek of werkdag eruit? Wat wou je doen? Heb je dat ook gedaan, of was je bezig met het oplossen van zaken die anderen op jouw bord brachten? Welke taken staan nog op jouw lijstje? Zijn dat allemaal jouw verantwoordelijkheden, of vallen die eigenlijk onder de job van een medewerker?

Eenmaal duidelijk welk aapje aan wie toebehoort, is het een kwestie van tijd afbakenen. Een ‘open door policy’ betekent dat iedereen in het bedrijf altijd toegankelijk is, dat is iets helemaal anders dan altijd beschikbaar zijn. Op die manier wordt iedereen constant gestoord’, schrijft productiviteitsexperte Maura Thomas. Elke medewerker, de baas voorop, zou duidelijk moeten aangeven wanneer hij of zij aanspreekbaar is en wanneer niet. Dat kan met een simpele boodschap – ‘als ik mijn koptelefoon op heb, word ik liever niet gestoord’- of duidelijke afspraken. Zo kun je communiceren dat medewerkers op vrijdagmiddag kunnen binnenlopen met vragen, maar ze op andere dagen beter een afspraak maken. Dat laatste is sowieso een goed idee bij aapjes van anderen die toch jouw aandacht vragen. Door ze in te plannen, kun je de tijd die je eraan besteedt beter afbakenen.

Durf jezelf ten slotte ook de vraag te stellen waarom medewerkers de nood voelen om voor het minste aan jouw mouw te trekken. Hebben ze onvoldoende zelfvertrouwen? Is het onduidelijk wat van hen wordt verwacht? Zijn ze bang om fouten te maken? Probeer meer te delegeren en vertrouw erop dat medewerkers het zelf kunnen afhandelen. Stimuleer teamleden om zelf initiatief te geven en geef regelmatig en helder feedback.

Empowerment

Even terug naar het voorbeeld van de boze klant. Hoe help je jouw medewerker, zonder zijn of haar aapje op de rug te nemen? In plaats van het probleem uit handen te nemen, kun je zeggen: ‘ik vertrouw op jouw oordeel’. Of: ‘aan welke oplossingen had jij gedacht?’ Heeft de medewerker in kwestie (nog) onvoldoende zelfvertrouwen om zelf de knoop door te hakken of volg je graag mee, dan kun je vragen om alvast enkele voorstellen uit te werken, die jullie dan samen de volgende dag zullen bespreken. In alle drie de gevallen is het de medewerker die de volgende stap moet nemen. Het aapje blijft zo bij zijn rechtmatige eigenaar.

Het klinkt misschien streng, maar in se draait het om empowerment. Door medewerkers te stimuleren om hun eigen aapjes te dragen, creëer je niet alleen meer tijd voor jouw eigen kerntaken, in dezelfde beweging krijgen medewerkers de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen. En daar vaart iedereen wel bij, weet ook Maura Thomas: ‘Wanneer je erin slaagt om jouw team zelfstandiger te laten werken, word je een betere leider en draag je  meer bij aan het succes van jouw bedrijf.’